Obowiązek informacyjny o ochronie danych osobowych
W związku z wejściem w życie z dniem 25.05.2018 zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – dalej RODO) przekazujemy wymagane informacje związane z ochroną i przetwarzaniem Pana/Pani danych w firmie ELKON:
I Administrator
Administratorem Pana/Pani danych jest Zakład Elektroniki i Automatyki Przemysłowej „ELKON“ Sp. z o.o., z siedzibą w Rybniku, 44-200, ul. Prosta 3, NIP: 642-25-41-508, REGON: 273480161
II Pozyskiwanie danych
Dane przetwarzane przez Administratora danych zostały pozyskane:
– podczas podpisywania umów- podczas kontaktów biznesowych np. na targach branżowych
– podczas przekazanego nam zapytania ofertowego i/lub pytania drogą mailową lub telefoniczną
– przy wypełnianiu formularza elektronicznego na stronie internetowej www.elkon.com.pl
Administrator może pozyskiwać dane o ruchu sieciowym oraz statystyki dotyczące częstości odwiedzin na stronie www.elkon.com.pl – w postaci rejestru informacji na temat danych o ruchu, które są automatycznie rejestrowane przez nasz serwer, np. adres IP użytkownika, odwiedzane strony. Mogą być gromadzone również statystyki na temat ilości wejść na stronę oraz odsłon strony. Administrator danych nie jest w stanie bezpośrednio określić tożsamości użytkownika na podstawie danych o ruchu oraz statystyk dotyczących korzystania ze strony (dane zanonimizowane).
III Cel przetwarzania danych
Podstawowym celem przetwarzania Pana/Pani danych osobowych jest realizacja umowy, wykonanie przez Administratora danych zleceń i zamówień oraz ich dokumentacji i rozliczenia, a w szczególności:
1) Cel: REALIZACJA UMOWY I/LUB ZAMÓWIENIA
Podstawa Prawna: art. 6 ust. 1 pkt b) i c) RODO
W przypadku zawarcia umowy lub złożenia zamówienia pomiędzy Panią/Panem a Administratorem danych, dane podane przez Panią/Pana będą przetwarzane w celu wykonania takiej umowy lub zamówienia oraz ich rozliczenia. Przetwarzanie Pana/Pani danych w tym przypadku będzie podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora jakim jest wykonanie zawartych umów i/lub zamówień, uzyskanie z tego tytułu należytego wynagrodzenia, ochrona praw.
2) Cel: REALIZACJA UMOWY I/LUB ZAMÓWIENIA POMIĘDZY ADMINISTRATOREM DANYCH A INNYM PODMIOTEM
Podstawa prawna: art.6 ust.1 pkt f) RODO
Pana/Pani osoba może zostać wskazana jako osoba do kontaktów przez Pana/Pani pracodawcę lub inny podmiot, z którym Pan/Pani współpracuje, w celu realizacji umowy i/lub zamówienia między Administratorem danych a Pana/Pani pracodawcą lub innym podmiotem, z którym Pan/Pani współpracuje. Przetwarzanie Pana/Pani danych w takim przypadku będzie związane z realizacją umowy i/lub zamówienia, rozliczenia, sporządzenia i archiwizacji dokumentacji z wykonania umowy oraz dochodzenie roszczeń lub obronę przed roszczeniami drugiej strony. Przetwarzanie Pana/Pani danych w tym przypadku będzie podejmowane z celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora jakim jest wykonanie zawartych umów i/lub zamówień, uzyskanie z tego tytułu należytego wynagrodzenia, ochrona praw.
3) Cel: KONTAKTY BIZNESOWE
Podstawa Prawna: art. 6 ust. 1 pkt f) RODO
Administrator danych lub jego przedstawiciel może się z Panem/Panią kontaktować w celu przedstawienia oferty lub informacji z obszaru działalności Administratora. Przetwarzanie Pana/Pani danych będzie w takim przypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest marketing i sprzedaż produktów i usług oraz budowanie i umacnianie relacji biznesowych.
4) Cel: ODPOWIEDŹ NA ZAPYTANIE OFERTOWE LUB PYTANIE
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 pkt a) RODO
Przekazanie Administratorowi danych zapytania ofertowego lub pytania w formie np. e-mail, rozmowy telefonicznej, rozmowy biznesowej itd. traktowane jest przez Administratora danych jako wyrażenie zgody na przetwarzanie danych w celu realizacji Pana/Pani prośby lub odpowiedzi na zapytanie. Taka zgoda może zostać przez Pana/Panią cofnięta w każdym czasie. Cofnięcie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania przekazanych danych przed cofnięciem zgody.
5) Cel: OPRACOWANIE I ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 pkt c) RODO
Administrator danych może przetwarzać Pana/Pani dane osobowe w związku z realizacją obowiązku prawnego sporządzenia i przechowywania dokumentacji w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i o rachunkowości (tj. faktury, księgi rachunkowe) lub w innej dokumentacji potwierdzającej zawarcie i wykonanie umowy i/lub zamówienia.
6) Cel: EWENTUALNE USTALENIE, DOCHODZENIE LUB OBRONA PRZED ROSZCZENIAMI
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 pkt f) RODO
Przetwarzanie Pana/Pani danych będzie w takim przypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na ochronie swoich praw.
7) Cel: MARKETING I REKLAMA
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 pkt f) RODO
Administrator danych może przetwarzać Pana/Pani dane osobowe dla celów marketingowych w związku z kierowaniem do Pana/Pani reklamy, w tym bezpośredniej i dotyczącej zakresu działalności Administratora.Przetwarzanie Pana/Pani danych będzie w takim przypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora.
8) Cel: ANALITYKA I STATYSTYKA NA STRONIE WWW
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 pkt f) RODO
Przetwarzanie Pana/Pani danych będzie w takim przypadku podejmowane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegający na prowadzeniu analiz zainteresowania ofertą Administratora w celu ulepszenia świadczonej oferty i zakresu usług.
IV Okres przechowywania danych osobowych
W przypadku realizacji celu 1, 2, 5 i 6 Administrator danych przechowuje dane osobowe przez okres wykonywania zobowiązań, umów, zleceń, zamówień, oraz okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów oraz okres przechowywania dokumentacji (m.in. faktur, ksiąg rachunkowych, dokumentów potwierdzających zawarcie i wykonanie umowy i/lub zamówienia)W przypadku realizacji celu 3 oraz 4 i 7 Administrator danych przechowuje dane osobowe odpowiednio:- do dnia cofnięcia zgody (cel 3)- do dnia wniesienia sprzeciwu złożonego na podstawie art.21 RODO (cel 4 i 7)
V Udostępnianie danych
W niektórych sytuacjach Administrator danych może przekazywać Pani/Pana dane, jeśli będzie to konieczne do wykonania i realizacji umowy i/lub zamówienia i/lub odpowiedzi na zapytanie i/lub realizacji w/w celów.
Administrator danych może przekazywać dane wyłącznie:
1. osobom upoważnionym przez niego, pracownikom i współpracownikom, którzy muszą mieć dostęp do danych, aby wykonywać swoje obowiązki,
2. podmiotom przetwarzającym, którym zostanie zlecone to zadanie np. biuro rachunkowe3. innym odbiorcom danych np. kurierom, bankom i instytucjom płatniczym, ubezpieczycielom, kancelariom prawnym.
Administrator danych zastrzega sobie prawo ujawnienia informacji dotyczących Pana/Pani danych właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, w oparciu o odpowiednią podstawę prawną oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.
VI Profilowanie i Automatyzacja Danych
Pana/Pani dane osobowe nie są przetwarzane przez Administratora w sposób zautomatyzowany ani profilowany.
VII Uprawnienia
Zgodnie z przepisami RODO przysługuje Pani/Panu prawo do:
dostępu do danych (informacji o przetwarzanych danych oraz ich kopię);
sprostowania danych (poprawienie danych); usunięcia danych;
ograniczenia przetwarzania danych;
przenoszenia danych;
sprzeciwu (gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora);
cofnięcia zgody (gdy podstawą przetwarzania jest zgoda).
W celu realizacji w/w Pana/Pani uprawnień, prosimy o przesłanie Administratorowi danych wniosku na adres siedziby Administratora danych lub e-mail na adres: poczta@elkon.com.pl
Zgodnie z przepisami RODO przysługuje także Pani/Panu prawo do wniesienia skargi związanej z przetwarzaniem danych osobowych przez Administratora do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
VIII Dodatkowe Informacje
W celu uzyskania dodatkowych informacji na temat przetwarzania danych prosimy o kontakt.